王若葉的歷史好正

近來發現好多人不會做會議記錄/摘記，反將自己化為語音轉錄機，機械式地逐言逐句抄下......（相較坊間常見的「記錄」，我偏愛用「摘記」一詞，讀完文章，大家應可理解原因。）

學生也就罷了，若身在職場，你的同事、前輩、主管不會有時間教你做這麼基本卻不容小覷，直通判斷你是否為可造之材的小考。因此，好的摘記能力，可提升你的工作效能與評價，千萬不可疏忽！

要如何做好摘記呢？

一、方法不難，先緊記一個口訣：摘記不是逐字稿！！

除非對方是字字珠璣的「語言名師」，或是自我感覺良好的「○○ÎÎ」，否則多數時候並不需要又臭又長、又看不出重點的逐字稿！

現代科技已有各式軟體可將語音轉為文字檔，若還讓自己充當人體語音記錄機，不僅徒勞無功，更是事倍功半，浪費時間。

人與電腦最大不同之處，在於能整理、歸納，能去蕪存菁，將講者偏離主題（廢話連篇、自吹自擂......）、邏輯跳躍，乃至忘記回補的重點等，重新梳理與清整（完勝電腦的贅錄、錯字連篇......）。

二、做好摘記的第二個口訣；要會抓重點！

重點可能會因講授內容、個人能力而有差異，但仍有幾個普遍性技巧可快速提升摘記的水準。

1. 摘記不是逐字稿，絕對不是逐字稿，千萬不要變成逐字稿！！

逐字稿是沒有意義的文字堆疊，代表記錄者只是語音轉換器，做不動腦的機械式工作，沒能將資訊有意義地消化及轉化輸出。

2. 初聽速記，把握關鍵字

先完整聽過一次，掌握大致內容，並以關鍵字速記，勾勒出摘記的輪廓。

3. 梳理脈絡，區分輕重

根據關鍵字梳理梗概，構築出基本的脈絡與重要的枝節。

4. 先消化、後轉化

確定重點與細節後，摘記大綱基本成形，接來便是要塞入文字。

一份摘記能否成功，取決於執筆者的「消化」功力，技巧有二：

① 沒時間：去廢話，抓重點，重新條理語順脈絡。

② 有時間：即使內容非專業，亦可做點小研究，提升摘記的紮實性。

5. 適度改寫

消化之餘，也要能轉化輸出，寫成文字。

摘記也是種創作，在不違背講者意志下，可以適度改寫，重新歸位。特別是岔出主題或內容重複的部分，定要整併調刪，而非順著講者語順如實現醜。

        ① 適度刪節場面話，「不得不」保留的話，也要整併留精華，刪除贅語。

② 岔出主題：區分緊要與否，若可有可無，即可刪除；若為重要之事，需考量另闢一處來彙整。

6. 讓專業術語來加分

        一般而言，摘記是無論個人專業與否都該能做，也要能完成的工作。但是這並不意謂其無專業性，相反地，一份高CP值的摘記，絕對反映在專業術語、概念的運用與整合。因此，講者提到的專業詞彙，若不懂當然得做基本的查核；若能進一步使用相關的專業術語來統整，更能有效提升摘記的價值與深度。

7. 校對與修潤

        所有文章交出前，一定要再檢查一次，不要因為時間趕而匆促交出，功虧於一簣。特別是自己用心書寫的「作品」，若因錯字、贅詞等疏漏被扣分，豈不可惜！？

        一篇好的摘記並非只是純粹地記錄，如何在眾家軟體、同學與同事中脫穎而出，關鍵就在用心與否。發現這篇文章的你，已經成功了一半，不是因為作者寫得好，而是你願意為寫摘記花心思尋找資料：）